Digitalizace je převod papírových dokumentů do elektronické podoby za pomoci skeneru. Papírové předlohy dokážeme naskenovat ve formátech A8 až A0+. Ukládáme je barevně, ve stupních šedi nebo černobíle do formátů Tiff Group4, PDF, JPEG a dalších. Kromě volně uložených dokumentů, digitalizujeme i knihy, kroniky a veškeré dokumenty v pevné vazbě do formátu A3. Pomocí nejmodernějšího software dokážeme z naskenovaných dokumentů vytěžit kromě obrazu mnoho dalších informací: OCR - technologie převádí strojově psaný text z obrazu dokumentu do editovatelných textových programů jako např. MS Word, MS Excel atd. ICR - zpracovává ručně psané písmo a pomocí nejnovějších software vytěžuje data z ručně vyplněných formulářů. Výhodou je minimální chybovost a vysoká rychlost oproti ručnímu přepisování. OMR - vytěžování dat ze zaškrtávacích boxů. OBR -vytěžování dat z čárových kódů. Pro jednoduchý a přehledný oběh elektronických dokumentů máme pro Vás k dispozici systém workflow, který Vám ušetří práci i čas.

K uložení dokumentů, které mají společnosti v digitální (elektronické) podobě, slouží digitální archiv (dále jen DA). Přitom není podstatné, zda byly dokumenty vytvořeny přímo elektronicky, nebo do této formy byly digitalizovány z jiných médií (papír, film, mikrofiš, audiozáznam apod.).
Je třeba ovšem zdůraznit rozdíl mezi zálohováním, archivací a digitálním archivem.Dokumenty zde uložené se musí chovat analogicky jako dokumenty papírové. Uloženy by měly být v tzv. náhledové formě, neboli v softwarově nezávislém formátu. Dokument, který bude otevřen (získán) z DA, je zobrazitelný v různých SW, např. faktura tedy nebude závislá na účetním programu, ale zobrazí se jako při tisku. Tyto dokumenty mají být needitovatelné.

Zálohování slouží k ochraně před ztrátou dat. Jedná se ve většině případů o krátkodobou archivaci aktuálních dat pro jejich případnou obnovu. Důležité je, že zde nejsou zálohovány dokumenty, ale data! Tato data jsou závislá na SW vybavení a jsou připravena k případné editaci.

U archivace se jedná o stejný princip jako u zálohování, pouze s tím rozdílem, že zahrnuje delší časový úsek.

Pokud se analogový dokument digitalizuje, je v mnoha případech možno tento dokument zničit. Tím se ušetří místo, práce, energie a další náklady na archivaci těchto dokumentů. Kromě místa také DA přináší komfort při vyhledávání a velmi výrazný je také posun v rychlosti vyhledání a získání potřebného dokumentu. DA se v mnoha případech hardwarově řeší společně s archivací nebo zálohováním.